Zeit erfassen

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Kontext

 

In Abhängigkeit von den Benutzerrechten, besteht die Möglichkeit Zeiteinträge zu erfassen. Als Standard ist der aktuelle Tag mit den eventuell vorhandenen, bisherigen Zeiteinträgen vorselektiert.

Damit Sie auf ein Projekt Arbeitszeiten erfassen können, müssen Sie für dieses Projekt eine Zugriffsberechtigung besitzten. Außerdem darf das Projekt noch nicht abgeschlossen sein.

Folgende Funktionen stehen in der Zeiterfassung zur Verfügung:

Kalender öffnen

Öffnet die Kalenderansicht

Der Kalender wird mit den als letztes dort gewählten Ansichtsoptionen angezeigt.

Tag zurück

Wechselt zur Zeiterfassung für den vorherigen Tag. Sollten Sie Änderungen am aktuellen Tag noch nicht gespeichert haben, werden Sie gefragt ob Sie dies vor dem Wechsel tun wollen.

Tag vor

Wechselt zur Zeiterfassung für den nächsten Tag. Sollten Sie Änderungen am aktuellen Tag noch nicht gespeichert haben, werden Sie gefragt ob Sie dies vor dem Wechsel tun wollen.

Ansicht aktualisieren

Die aktuellen Zeiteinträge für diesen Tag werden neu in der Datenbank abgefragt und in der Ansicht aktualisiert.

 

Datum ändern

Das oben in der Zeiterfassung angegebene Datum können Sie auch ändern und somit Buchungen für einen anderen Tag eintragen. Sollten Sie Änderungen am aktuellen Tag noch nicht gespeichert haben, werden Sie gefragt ob Sie dies vor dem Wechsel tun wollen.

 

Benutzeranzeige

Um Zeit erfassen zu können muß ein einzelner Benutzer ausgewählt sein. Wird „ALLE“ gewählt werden die Einträge alle Benutzer angezeigt, sind aber nicht editierbar bzw. es können keine neuen Einträge angelegt werden.

Änderungen Speichern

Mit dieser Schaltfläche übernehmen Sie alle Eintragungen und Änderungen. Ihre Eingaben sind damit in der Datenbank gespeichert.

 

Folgende Funktionen stehen pro Zeiteintrag zur Verfügung:

Löschen

Hiermit löschen Sie den Eintrag.

Alle Werte in dieser Zeile entfernen

Vor jeder Zeile in der Zeiterfassung finden Sie diese Funktion. Sie löscht alle bestehenden Einträge dieser Zeile.

 

Informationsfelder

Summe der bisher erfassten Zeiteinträge

Alle Zeiten, die bereits für diesen Tag erfaßt wurden werden in diesem Feld aufsummiert. Wenn mehrere Benutzer angezeigt werden, werden die Zeiten aller aufsummiert.

Summe der neu erfassten Zeiteinträge

Alle Zeiten, die Sie neu erfassen werden laufend in diesem Feld aufsummiert.

Gesamtsumme

Die Summe aus bisher erfassten und neu erfassten Zeiten.

Aktuelle Überstundensumme

Die aktuellen Überstunden können nur angezeigt werden, wenn genau ein Mitarbeiter ausgewählt ist und für diesen ein Arbeitsverhältnis am aktuell gewählten Tag besteht.

 

Informationsfelder pro Zeiteintrag

Der Zugriff auf das Projekt wurde entzogen.

Das Projekt ist abgeschlossen.

Dieser Datensatz wird gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet und ist somit für Sie gesperrt.

 

Wenn noch keine Einträge für den aktuell gewählten Tag vorliegen und „ALLE“ als Benutzer ausgewählt ist, erscheint folgende Meldung:

Es liegen noch keine Einträge für diesen Tag vor.

 

Erfassen und bearbeiten von Arbeitszeiten

Projekt

Hier stehen nur Projekte zur Auswahl für die Sie berechtigt sind. Wählen Sie () daraus das gewünschte Projekt.

Wenn in den Benutzer-Einstellungen die Option "Zeit erfassen Eingabehilfe" gewählt ist, erscheint über dem Eingabefeld ein Suchfenster über daß Sie in größeren Projektlisten einfach durch die Eingabe einer Zeichenfolge ein Projekt suchen können.

Tätigkeit

Nachdem Sie ein Projekt gewählt haben, bekommen Sie hier eine Auswahl der dem Projekt zugeordneten Tätigkeiten. Wählen Sie () eine Tätigkeit aus. Es werden nur noch Tätigkeiten angezeigt für die Sie auch eine Berechtigung haben. Ausnahme: Wenn das Projekt vor der Umstellung schon von Ihnen mit einem Zeiteintrag belegt wurde, können auch Tätigkeiten sichtbar sein für die Sie keine Berechtigung haben.

Wenn in den Benutzer-Einstellungen die Option "Zeit erfassen Eingabehilfe" gewählt ist, erscheint über dem Eingabefeld ein Suchfenster über daß Sie in größeren Tätigkeitenlisten einfach durch die Eingabe einer Zeichenfolge eine Tätigkeit suchen können.

von

Tragen Sie hier die Zeit ein, die Sie auf die ausgewählte Tätigkeit verwendet haben. Sie können entweder Start- und Endzeit (Felder "von" und "bis") eingeben, dann ergibt sich automatisch die Dauer, die Sie dann noch nachträglich ändern können, oder aber Sie können nur eine Dauer in das Zeit-Feld eintragen. Es können für jeden Tag beliebig viele Einträge gemacht werden. Die Arbeitszeit die sich daraus ergibt wird automatisch errechnet.

Sie können keine Zeiten eintragen wenn

- Sie keinen Zugriff auf das Projekt haben (z.B. Projekt wurde abgeschlossen)

- Sie der Abteilung nicht angehören

oder

- ein anderer Benutzer die Einträge editiert.

bis

Arbeitszeit

Pause

Es kann hier eine Pausenzeit eingetragen werden oder aber es wird die Differenz der eingetragenen von-bis-Werte und der Arbeitszeit automatisch eingetragen.

Dieses Symbol ist aktiv, wenn eine Pause eingetragen wurde oder sich eine Pausenzeit autom. aus der Differenz der eingetragenen von-bis-Werte und der Arbeitszeit ergibt.

Beleg-Nr.

Hier können Sie zu angegeben Kosten eine Beleg-Nummer eintragen.

Diese Spalte ist optional ausblendbar (Benutzer-Einstellungen).

Kommentar

Tragen Sie hier einen Kommentar zur Arbeitszeit ein.

Menge

Zusätzlich können Sie zu jedem Zeiteintrag auch eine Menge und angefallene Kosten angeben.

Dabei ist zu beachten, daß sich aus der eingegebenen Dauer und dem Stundensatz (internen Verrechnungssatz) des Mitarbeiters bereits Kosten errechnen, dieses Feld ist dagegen für etwaige zusätzlich angefallenen Kosten gedacht.

Es können auch Zeiteinträge gemacht werden, die nur aus Kosten oder nur aus einer Menge bestehen, und keine Zeitdauer haben.

Kosten

Verrechnungssatz

Hier können Sie einen Verrechnungssatz angeben.

 

Abhängig von der Projektdefinition können Tätigkeiten mit einem Limit versehen werden und sind damit nicht mehr überbuchbar.

Limitierte Tätigkeiten werden nach Auswahl von Projekt und Tätigkeit folgendermaßen dargestellt:

Eingabefeld

Rest ...

Die jeweils für Zeit und/oder Menge angezeigten Restmengen können nicht überschritten werden.

 

Ist eine Aktion nicht erlaubt, bzw. trifft ein Status nicht zu, wird der betreffende Button oder das Symbol ausgegraut.

 

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